Com utilitzar el corrector ortogràfic al Word
Escriure un document amb Microsoft Word és molt més senzill quan sabem aprofitar les eines de revisió que incorpora el programa. El corrector ortogràfic detecta moltes errades de tecleig, assenyala paraules que no reconeix i proposa alternatives abans que imprimim o enviem el text.
Aquesta funció és útil per redactar cartes, treballs, currículums, missatges i documents administratius. Tanmateix, no substitueix una lectura atenta: el programa pot acceptar una paraula que existeix, però que no és adequada en aquella frase, o pot desconèixer noms propis, sigles i expressions locals.
Les opcions poden variar lleugerament segons la versió de Word i el sistema operatiu, però el funcionament general és molt semblant. Amb uns quants passos podrem revisar l’ortografia, ajustar l’idioma i personalitzar els avisos.
Com identifica les errades Word
Quan escrivim, Word revisa automàticament el contingut si el corrector està activat. Les possibles errades ortogràfiques solen aparèixer subratllades amb una línia vermella ondulada. En alguns casos, les errades gramaticals o de construcció es marquen amb un altre color, segons la versió i la configuració del programa.
Per consultar una proposta, cal situar el punter damunt de la paraula marcada i fer-hi clic amb el botó dret del ratolí. Apareixerà un menú contextual amb una o diverses alternatives. Si una proposta és correcta, només cal seleccionar-la i Word substituirà la paraula automàticament.
També podem ignorar un avís concret amb l’opció corresponent. Si Word considera incorrecte un nom propi, una marca comercial o un terme tècnic que utilitzem sovint, podem afegir-lo al diccionari personal. D’aquesta manera, deixarà de marcar-lo en documents futurs.
Revisar tot el document d’una vegada
La revisió automàtica és còmoda mentre redactem, però convé fer una comprovació completa abans de lliurar el document. Per iniciar-la, normalment hem d’obrir la pestanya Revisió i seleccionar Ortografia i gramàtica, Editor o una opció de nom semblant.
Word recorrerà el text des de la posició actual i mostrarà cada incidència en una finestra o en un panell lateral. En cada cas podrem acceptar el canvi, ignorar-lo, afegir la paraula al diccionari o consultar més informació sobre el suggeriment.
És important revisar les propostes una per una i llegir la frase sencera. El corrector pot suggerir un canvi que gramaticalment sembla possible, però que altera el significat. També pot no detectar errors com escriure “vella” quan volíem escriure “bella”, perquè totes dues paraules són correctes.
Configurar l’idioma i el diccionari
Una causa molt habitual dels avisos incorrectes és tenir seleccionat un idioma que no correspon al text. Si redactem en català amb el diccionari configurat en castellà, anglès o francès, gairebé totes les paraules poden aparèixer marcades.
Per canviar aquesta opció, seleccionem el text i anem a Revisió, Idioma i Establir idioma de correcció. Després triem català i confirmem la selecció. Si el document combina idiomes, podem aplicar una llengua diferent a cada fragment.
A la mateixa zona de configuració és possible desactivar la revisió automàtica o modificar les opcions de correcció. Per exemple, podem activar l’ús de majúscules inicials, controlar les paraules repetides i decidir si Word revisarà també la gramàtica. Aquest ajust és especialment útil quan treballem amb terminologia especialitzada.
| Necessitat | Opció recomanada | Resultat |
|---|---|---|
| Detectar errors mentre escrivim | Revisió automàtica | Les paraules sospitoses queden marcades |
| Comprovar tot el document | Ortografia i gramàtica | Word revisa el text de principi a fi |
| Escriure correctament en català | Idioma de correcció: català | Les propostes provenen del diccionari català |
| Conservar un terme tècnic | Afegir al diccionari | La paraula deixa de ser considerada errònia |
| Evitar canvis automàtics | Opcions d’autocorrecció | L’usuari controla les substitucions |
Autocorrecció i canvis automàtics
La funció d’autocorrecció actua mentre escrivim i pot arreglar errades freqüents, com dues majúscules seguides al començament d’una frase o una lletra canviada dins d’una paraula. També pot convertir determinades combinacions de caràcters en símbols i completar algunes expressions.
Per consultar-ne les opcions, cal entrar a Fitxer, Opcions, Revisió i Opcions d’autocorrecció, encara que el recorregut pot variar entre versions. Des d’aquest apartat podem revisar la llista de substitucions i afegir-hi errors habituals que cometem personalment.
Aquesta eina s’ha d’utilitzar amb criteri. Un canvi automàtic pot ser útil en un text general, però resultar molest en una llista de codis, adreces electròniques o noms de fitxers. Si Word modifica una paraula que no volíem canviar, normalment podem desfer l’acció amb Ctrl + Z.
Corregir documents i continguts digitals
El corrector és especialment pràctic quan preparem textos que publicarem o compartirem en línia. Una entrada de blog, una sol·licitud electrònica o un missatge formal transmeten més claredat quan no contenen errades visibles. Abans de copiar el contingut a una pàgina web, és recomanable revisar-lo en Word i comprovar que els títols, els enllaços i els signes de puntuació es mantenen correctament.
També pot ajudar-nos en activitats quotidianes relacionades amb la competència digital. Per exemple, si preparem una nota sobre descarregar un llibre o redactem instruccions per a una altra persona, una revisió final facilita que els passos siguin entenedors i evita confusions.
Cal recordar que Word no comprova si una dada és certa, si un enllaç funciona o si el to del missatge és adequat. La correcció lingüística és només una part de la qualitat d’un document. També hem de verificar la informació, ordenar les idees i adaptar el vocabulari a les persones que el llegiran.
Hàbits per escriure amb més precisió
El millor resultat s’obté quan combinem la revisió automàtica amb una lectura lenta i conscient. Després de passar el corrector, podem deixar reposar el document uns minuts i tornar-lo a llegir en veu baixa. Aquest mètode ajuda a detectar paraules omeses, frases massa llargues i repeticions que el programa no sempre assenyala.
També és útil revisar el document en diferents moments: primer l’ortografia, després la gramàtica i finalment l’organització del contingut. Si intentem corregir-ho tot alhora, és més fàcil passar per alt errors importants. En textos llargs, podem utilitzar els estils i els títols de Word per moure’ns ràpidament entre les seccions.
Per ampliar els coneixements sobre informàtica i eines digitals, els manuals de Tecniber ofereixen materials pensats per aprendre de manera progressiva. Practicar amb documents reals, com una carta o un currículum, permet entendre millor cada opció que no pas limitar-se a memoritzar els menús.
Accions recomanades abans de compartir un document
- Comprovar que l’idioma de correcció coincideix amb la llengua del text.
- Passar la revisió completa des de la pestanya Revisió.
- Llegir les frases senceres abans d’acceptar una proposta.
- Afegir al diccionari només els termes que sabem que són correctes.
- Fer una lectura final per detectar errors de significat i informació incompleta.
Aplicar la revisió al correu electrònic
Moltes persones redacten primer els missatges importants en Word perquè disposen de més eines de revisió i poden conservar una còpia. Després enganxen el text al servei de correu i comproven que el format no s’hagi alterat. Aquest procediment és útil per a sol·licituds, reclamacions, candidatures i comunicacions amb organismes.
Si preferim redactar directament al navegador, la majoria de serveis de correu també ofereixen un corrector integrat, però les opcions depenen del navegador i de la plataforma. Abans d’enviar un missatge, convé comprovar el destinatari, l’assumpte i els fitxers adjunts, a més de l’ortografia. Una guia sobre crear un compte de correu pot ser útil per a qui encara s’està familiaritzant amb aquesta eina.
El corrector ortogràfic de Word és, per tant, un suport per escriure amb més seguretat, no pas un substitut de l’autoria. Activeu la revisió en català, exploreu les opcions d’autocorrecció i practiqueu amb textos que us siguin útils. Amb aquests hàbits, cada document serà més clar, acurat i fàcil de llegir.