Com crear una signatura automàtica al correu
Una signatura de correu és el bloc d’informació que s’afegeix automàticament al final dels missatges. Pot incloure el nom, el càrrec, el telèfon, l’adreça web, els horaris d’atenció o qualsevol altra dada útil per identificar el remitent.
Configurar-la només requereix uns minuts i ajuda a donar una imatge més ordenada i professional. També evita haver d’escriure les mateixes dades cada vegada que s’envia un missatge, tant des de l’ordinador com des del mòbil.
El procediment varia segons el servei de correu electrònic. Gmail, Outlook, Yahoo i les aplicacions per a Android o iPhone tenen menús diferents, però les opcions principals són semblants: crear el text, definir quan s’ha d’inserir i desar els canvis.
Què ha d’incloure una bona signatura
La informació més habitual és el nom i els cognoms, seguit de l’activitat professional o l’entitat a la qual pertany la persona. També es poden afegir un número de telèfon, una adreça web i un perfil professional, sempre que siguin dades actualitzades.
Una signatura no ha de ser un currículum ni un anunci llarg. Entre tres i sis línies solen ser suficients. Un exemple senzill seria:
Maria Soler
Formadora digital
Tel. 600 000 000
www.exemple.cat
És preferible utilitzar una tipografia fàcil de llegir i evitar molts colors, imatges pesades o frases decoratives. Les signatures senzilles es visualitzen millor en ordinadors, tauletes i pantalles petites, i tenen menys probabilitats de quedar desconfigurades.
Configurar-la a Gmail des de l’ordinador
Per crear una signatura a Gmail, obre el servei de correu en un navegador i prem la icona d’engranatge situada a la part superior dreta. Selecciona «Mostra tota la configuració» i entra a la pestanya «General». Desplaça’t fins a trobar l’apartat «Signatura».
Prem «Crea una signatura», escriu-ne el nom intern i introdueix el contingut al quadre d’edició. El nom serveix per identificar-la dins de Gmail i no és el text que veuran les persones destinatàries. Des d’aquest mateix editor pots posar negreta, afegir un enllaç, canviar el color o inserir una imatge.
Més avall trobaràs les opcions per indicar si la signatura s’ha d’afegir als missatges nous, a les respostes i als reenviaments. També pots triar-ne una de diferent per a cada situació. Quan hagis acabat, baixa fins al final de la pàgina i prem «Desa els canvis».
Per comprovar que funciona, crea un missatge nou. La signatura hauria d’aparèixer automàticament al cos del correu. Si no hi és, revisa que hagis seleccionat la signatura correcta i que els canvis s’hagin desat.
Afegir una signatura a Outlook i altres serveis
A Outlook web, obre la configuració mitjançant la icona d’engranatge i busca «Correu» i després «Redacta i respon». En aquest espai hi ha un editor on pots escriure la signatura, formatar el text i decidir si s’afegeix als missatges nous, a les respostes o als reenviaments.
En versions d’Outlook instal·lades a l’ordinador, el camí sol ser «Fitxer», «Opcions», «Correu» i «Signatures». Des d’allà pots crear diverses signatures i associar-ne una a cada compte de correu. Aquesta opció és útil si gestiones una adreça personal i una altra de feina en el mateix programa.
Altres serveis de correu ofereixen una configuració semblant dins dels apartats «Preferències», «Escriptura», «Missatges» o «Signatura». Si el nom del menú canvia, busca una opció relacionada amb la composició dels missatges o amb la configuració general del compte.
| Element | Utilitat | Recomanació |
|---|---|---|
| Nom i cognoms | Identifica qui envia el missatge | Escriu-los de manera completa |
| Càrrec o activitat | Dona context professional | Fes servir una descripció breu |
| Telèfon | Facilita el contacte ràpid | Inclou només un número vigent |
| Lloc web | Amplia la informació | Comprova que l’enllaç funcioni |
| Imatge o logotip | Reforça la identitat visual | Utilitza un fitxer petit i nítid |
| Avís legal | Pot ser necessari en alguns casos | Consulta els requisits de l’entitat |
Utilitzar-la des del mòbil
Les aplicacions de correu permeten crear una signatura específica per als missatges enviats des del telèfon. A Gmail per a Android, toca el menú de tres línies, entra a «Configuració», tria el compte corresponent i busca «Signatura per a mòbils». Escriu el text i desa’l.
A l’aplicació Gmail per a iPhone o iPad, l’opció es troba dins de «Configuració» i «Signatura». En altres aplicacions, com Mail d’Apple, cal anar a «Configuració» del dispositiu, seleccionar «Mail» i entrar a «Signatura». El recorregut exacte pot variar segons la versió del sistema.
És habitual tenir una signatura més curta al mòbil. Per exemple, el nom i el telèfon poden ser suficients. Una fórmula com «Enviat des del meu dispositiu» és opcional i es pot eliminar si no aporta informació útil.
Després de configurar-la, envia’t un missatge de prova a una altra adreça. Així podràs comprovar si apareix correctament, si els salts de línia són adequats i si els enllaços es poden obrir.
Enllaços, imatges i protecció de dades
Per afegir un enllaç, selecciona el text que vols convertir en hipervincle i prem la icona corresponent de l’editor. És millor escriure «Visita el nostre web» que no pas enganxar una adreça molt llarga. Revisa sempre que l’enllaç porti al lloc correcte i que inclogui el protocol segur quan sigui necessari.
Les imatges i els logotips poden donar un aspecte corporatiu, però convé utilitzar-los amb moderació. Un fitxer massa gran pot fer que el missatge ocupi més espai, trigui a carregar-se o sigui bloquejat per alguns programes de correu. També és important comprovar que la informació principal continuï sent visible si la imatge no es mostra.
La signatura no hauria d’incloure dades sensibles, com ara documents d’identitat, adreces particulars o informació que no sigui necessària per al contacte. Si s’hi afegeix un avís de confidencialitat, ha de ser clar i proporcional al tipus de comunicació.
Quan treballes amb eines digitals, també és útil dominar altres funcions de comunicació en línia. Per exemple, aquesta guia de Zoom explica com iniciar una videotrucada des de zero i pot complementar l’aprenentatge sobre correu electrònic.
Recomanacions per mantenir-la útil
Una signatura automàtica funciona millor quan es revisa de tant en tant. Un número antic, un càrrec que ha canviat o un enllaç trencat poden generar confusió i transmetre una imatge poc acurada. Dedica uns minuts a verificar-la cada vegada que canviïn les teves dades de contacte.
Abans d’utilitzar-la en comunicacions professionals, envia un missatge de prova a diversos serveis de correu. D’aquesta manera podràs detectar diferències de format entre Gmail, Outlook i les aplicacions mòbils.
- Mantén el contingut breu i fàcil de llegir.
- Comprova els enllaços i els números de telèfon.
- Utilitza una signatura diferent per a cada compte si és necessari.
- Revisa com es veu en un mòbil i en un ordinador.
- Elimina les dades que ja no siguin vigents.
Una comunicació digital més ordenada
Aprendre a configurar una signatura és una habilitat pràctica dins de l’ús quotidià del correu electrònic. Forma part d’un conjunt de competències que inclouen redactar missatges, adjuntar documents, gestionar contactes i protegir la informació personal.
Si vols continuar desenvolupant la teva autonomia digital, consulta els recursos de Tecniber-5, amb materials sobre informàtica, processadors de textos, internet, compres en línia i participació web. També hi trobaràs continguts vinculats a la preparació de l’acreditació ACTIC.
Crea una signatura clara, desa els canvis i envia un missatge de prova. Amb aquesta petita configuració, cada correu incorporarà automàticament les dades que necessites compartir i la teva comunicació serà més pràctica, coherent i professional.