Com crear una carpeta compartida a Google Drive per al club de lectura

Un club de lectura pot reunir ressenyes, calendaris, fotografies, guies de debat i documents de treball en un mateix espai digital. Google Drive permet centralitzar aquests materials i fer que totes les persones del grup hi accedeixin sense haver d’enviar contínuament fitxers per correu electrònic o missatgeria.

La clau és configurar bé els permisos, establir una organització senzilla i acordar unes normes d’ús abans de començar. Amb uns passos bàsics, la carpeta compartida es converteix en una biblioteca digital pràctica, ordenada i fàcil de mantenir, també per a qui té poca experiència amb les eines al núvol.

Què aporta una carpeta compartida al grup

Google Drive desa els arxius en servidors accessibles per internet. Això significa que cada membre del club pot consultar els documents des d’un ordinador, una tauleta o un telèfon, sempre que tingui connexió i autorització. Les modificacions es poden veure gairebé al mateix moment, fet que facilita preparar una sessió de debat entre diverses persones.

La carpeta pot incloure una subcarpeta per a cada llibre i altres espais per a actes, propostes de lectura o recursos generals. També permet recuperar versions anteriors d’un document i evitar que circulin còpies diferents amb noms com ara “ressenya final”, “ressenya final 2” o “versió definitiva”.

Per ampliar les habilitats digitals necessàries, podeu consultar els recursos de Tecniber-5, amb materials sobre informàtica, internet, documents i participació digital.

Abans de crear l’espai compartit

Cal decidir qui serà la persona responsable de crear la carpeta i administrar-ne els permisos. És preferible que l’administració recaigui en una persona estable del club, però convé designar-ne una segona perquè pugui donar suport en cas de vacances, canvi de coordinació o incidència amb el compte principal.

També és important comprovar que cada participant disposa d’un compte de Google o d’una adreça electrònica compatible. No cal que tothom tingui una adreça de Gmail, però l’accés pot variar segons el tipus de compte i les restriccions establertes per Google o per una organització.

Dades que cal acordar

• Nom de la carpeta i criteri per anomenar els fitxers.
• Persones que hi tindran accés i funció de cadascuna.
• Documents que es podran editar i documents només de consulta.
• Norma per arxivar o eliminar materials antics.

Tenir aquestes decisions clares evita improvisacions i redueix el risc que algú esborri informació important o comparteixi un document amb persones que no formen part del grup.

Crear la carpeta a Google Drive

Accediu a Google Drive amb el compte que farà de responsable. A la part superior esquerra, seleccioneu “Nou” i, després, “Carpeta”. Escriviu un nom identificable, com ara “Club de lectura – curs 2025-2026”, i confirmeu la creació.

Obriu la carpeta i creeu-hi una estructura que sigui fàcil d’entendre. Per exemple, podeu afegir les carpetes “Lectures”, “Actes”, “Ressenyes”, “Calendari” i “Recursos”. Si el grup llegeix molts llibres, dins de “Lectures” podeu crear una carpeta amb el títol de cada obra i l’any de la sessió.

Per compartir-la, situeu el cursor sobre la carpeta principal i feu clic amb el botó dret. Trieu “Comparteix” i introduïu les adreces de les persones participants. També podeu copiar un enllaç, però afegir usuaris concrets ofereix un control més segur i permet retirar l’accés individualment.

Configurar els permisos correctament

A la finestra de configuració, Google Drive permet assignar diferents rols. Una persona amb permisos d’editor pot afegir, modificar, moure o eliminar fitxers. El rol de comentarista és adequat quan es volen fer observacions sense canviar directament el contingut, mentre que el de lector limita l’accés a la consulta.

Per a un club de lectura, pot ser útil que la coordinació tingui permisos d’editor i que la resta del grup també pugui editar els documents de treball. En canvi, un calendari aprovat, una acta tancada o una guia de funcionament es poden deixar com a documents de lectura.

Opcions d’accés recomanades

• Manteniu l’accés general com a “Restringit”.
• Afegiu les persones una per una amb la seva adreça.
• Utilitzeu “Lector” per als documents que no s’han de modificar.
• Reviseu els permisos quan algú deixi el club.

Eviteu activar l’opció “Qualsevol persona amb l’enllaç” si els documents contenen dades personals, fotografies del grup o informació de contacte. Quan es comparteix una carpeta, els fitxers que hi ha a dins poden heretar els permisos establerts per a aquell espai, de manera que cal revisar sempre què hi deseu.

Organitzar els llibres i les sessions

Una estructura coherent fa que els materials siguin localitzables en pocs segons. Dins de cada carpeta de lectura podeu desar la fitxa del llibre, la proposta de preguntes, les aportacions dels membres, les fotografies de la trobada i l’acta final. Poseu al davant del nom la data en format any-mes-dia, per exemple, “2025-10-14 Acta de la sessió”.

Els documents de Google, com ara Documents, Fulls de càlcul i Presentacions, són especialment pràctics perquè diverses persones poden treballar-hi sense crear còpies locals. Per preparar una presentació sobre l’autor o l’obra, també podeu inserir-hi material audiovisual seguint aquesta guia sobre com posar un vídeo en un document.

Una rutina senzilla de manteniment

• Reviseu la carpeta al final de cada sessió.
• Moveu els documents acabats a una subcarpeta d’arxiu.
• Comproveu que els noms dels fitxers siguin clars.
• Elimineu duplicats i versions que ja no siguin necessàries.

Aquesta revisió periòdica no ha de durar més de pocs minuts. Una persona pot encarregar-se d’ordenar els fitxers i una altra de comprovar que l’acta o els materials de la trobada hi siguin disponibles.

Fer servir Drive amb seguretat

No convé pujar a la carpeta qualsevol document sense valorar-ne el contingut. Les llistes amb telèfons, adreces, dades de salut o informació privada dels participants s’han de limitar a les persones que realment les necessiten. També és recomanable no publicar enllaços de la carpeta en xarxes socials ni en grups oberts.

Abans d’editar un document, fixeu-vos si hi ha altres persones treballant-hi. Google Drive mostra els usuaris connectats i desa els canvis automàticament, però una comunicació breu evita que dues persones reescriguin la mateixa part. Per fer comentaris, seleccioneu el text corresponent i utilitzeu l’opció de comentar, en lloc de modificar l’aportació d’un altre membre sense avisar-lo.

Cada participant ha de protegir el seu compte amb una contrasenya robusta i, si és possible, amb la verificació en dos passos. En ordinadors públics o compartits, cal tancar la sessió en acabar. Si feu servir un ordinador de la biblioteca, també és convenient evitar que el navegador desi la contrasenya.

Per treballar amb més comoditat, podeu ajustar la configuració visual del vostre equip amb aquesta explicació sobre canviar el fons de l’ordinador. Aquest petit canvi no afecta la seguretat, però pot facilitar la identificació de l’ordinador quan diverses persones utilitzen el mateix espai.

Quan una persona deixa el club, obriu la configuració de la carpeta, localitzeu el seu nom i retireu-li l’accés. Després, reviseu si havia creat fitxers que cal conservar i traslladeu-ne la responsabilitat a un altre membre. Així eviteu que el grup depengui d’un compte que ja no participa en l’activitat.

Una carpeta compartida funciona millor quan s’acompanya d’un acord senzill: quin ús es permet, qui pot editar, com es nomenen els documents i amb quina freqüència es fa la revisió. Poseu aquests criteris en un document inicial dins de la carpeta i compartiu-lo amb tots els membres.

Comenceu creant l’espai del proper llibre, afegiu-hi les persones del club i proveu els permisos amb un document de pràctica. Amb aquest primer exercici, el grup podrà familiaritzar-se amb Drive i disposar d’un punt de trobada digital ordenat per preparar les pròximes lectures.